Aleksandra Gierczak-Flak i Olaf Flak

Jak pisać referencje dla byłych pracowników – radzą specjaliści z Chartered Institute of Personel& Development.

W USA referencje wystawiane zwalnianym pracownikom to codzienność. Pracodawcy nie tylko chętnie je piszą, ale równie chętnie korzystają z takiej formy informacji o predyspozycjach kandydata na dane stanowisko. Rhian Blacklock, szefowa Departamentu Personalnego w Oliver Sweeney i uczestnik internetowych spotkań na stronie organizacji Chartered Institute of Personel & Development, uważa, że dawanie referencji pracownikom to dobry zwyczaj. – Zawsze radzę menedżerom działów kadr, aby dawać pisemne albo ustne referencje zwalnianym pracownikom – mówi Blacklock – Głównym problemem podczas rekrutacji jest niedokładność metod oceny kandydatów. A przecież nikt inny nie zna tak dobrze potencjalnego kandydata do naszej firmy, jak jego poprzedni pracodawca. Dlatego zwyczaj ten pomaga wszystkim zajmującym się rekrutacją.

W sposobie wystawiania referencji pracownikom można ostatnio zauważyć odejście od pisania długich opinii i przytaczania sytuacji, w których pracownik się sprawdził albo zawiódł zaufanie szefa. Większość referencji zaczęła przypominać napisy na nagrobkach. Są zwięzłe, zawierają tylko łatwe do sprawdzenia dane z życia zawodowego kandydata i kilka obiektywnych informacji. W praktyce, podczas selekcji kandydatów na dane stanowisko, taki sposób komentowania umiejętności i usposobienia pracownika jest mało przydatny.

Jak zatem wystawiać referencje i do czego mogą się one przydać? W opinii specjalistów z Chartered Institute of Personel& Development istnieje kilka zasad poprawnego formułowania komentarza na temat dotychczasowej pracy zwalnianej osoby.

Cel: więcej prawdziwych informacji

Po pierwsze, należy sobie uświadomić, jaki cel mają referencje. Zwykle ich zadaniem jest dostarczenie informacji na temat umiejętności, wiedzy i cech osobowych pracownika kolejnemu pracodawcy. W opinii działu kadr lub przełożonego może znaleźć się również wskazówka na jakie stanowiska dana osoba się nadaje oraz jakie posiada doświadczenie zawodowe. Ponadto referencje powinny zawierać ogólne informacje, np. długość zatrudnienia, odbyte szkolenia menedżerskie, tytuł zawodowy lub zajmowane dotychczas stanowisko, zakres sprawowanych obowiązków oraz powód odejścia z firmy.

Doradcy personalni szacują, że w Stanach Zjednoczonych co ósma osoba znacząco zawyża w CV i liście motywacyjnym swoje kwalifikacje. Podaje nieprawdziwe dane dotyczące ukończonych szkoleń biznesowych, wykonywanych zawodów czy znajomości języków obcych. Dlatego referencje mają na celu dostarczenie bardziej obiektywnych informacji potencjalnemu pracodawcy.

Tak czy nie: referencje są potrzebne?

Po drugie, warto zaplanować, w jakich sytuacjach podczas selekcji kandydatów będzie się od nich wymagać referencji. Ten problem nie jest łatwy do rozwiązania. Część doradców personalnych jest zdania, że referencje powinny stanowić źródło wiedzy o kandydacie tylko w szczególnych przypadkach: gdy jest prowadzony nabór na kluczowe stanowisko w firmie, gdy praca będzie wymagała szczególnych kwalifikacji albo gdy są duże wątpliwości co do prawdziwości danych w CV kandydata. Druga grupa specjalistów z zarządzania kadrami twierdzi, że referencje powinny być stałym punktem programu podczas rekrutacji.

Badania Chartered Institute of Personel& Development, przeprowadzone w 2003 roku, dowiodły, że w 34% amerykańskich przedsiębiorstwach żąda się od kandydatów referencji z poprzedniego miejsca pracy. Jednocześnie wielu kandydatów nie wyraża zgody na wystawienie takich dokumentów przez ich dotychczasowych pracodawców. Powód? Osoby poszukujące nowego zajęcia najczęściej są gdzieś zatrudnione i nie chcą, aby pracodawca dowiedział się, że chcą zmienić pracę.

Jak: sposoby udzielania i pozyskiwania informacji o kandydacie

Po trzecie, niezależnie, czy chcemy otrzymać referencje, czy były pracownik zgłasza się do nas z prośbą o wystawienie dokumentu, trzeba określić, jaką ten dokument powinien mieć formę. Dużego wyboru nie ma: referencje mogą być albo pisemne albo ustne. Jednak w obu przypadkach trzeba przestrzegać innych reguł.

Referencje pisemne mają formę otwartą lub zamkniętą. Pierwsza składa się z luźnych opinii, zawierających fakty z życia zawodowego kandydata oraz subiektywną ocenę jego umiejętności i cech osobowych. Druga to standardowy formularz, w którym w uporządkowany sposób zostaną zaznaczone informacje o pracowniku.

Referencje telefoniczne można uzyskać i udzielić o wiele szybciej, niż pisemne. W rozmowie często przekazuje się wiele faktów, których ze względów prawnych lepiej nie przelewać na papier. Udzielając lub uzyskując referencje telefonicznie trzeba jednak przestrzegać kilka zasad przekazywanych na szkoleniach z zarządzania zasobami ludzkimi:

upewnić się, że rozmawia się z właściwą osobą,

jeśli jest się przyszłym pracodawcą – pytać tylko o fakty, a jeśli byłym pracodawcą – starać się powstrzymać od daleko idących subiektywnych opinii,

być wyczulonym na kontekst i ton wypowiedzi,

rozwijać podnoszone kwestie, jeśli dotyczą przyszłego stanowiska pracy kandydata.

Co: fakty i opinie w referencjach

Aby udzielane referencje były wiarygodne i aktualne, powinny zawierać:

precyzyjny spis ostatnich obowiązków osoby, dla której są wystawiane,

podsumowanie efektów pracy pracownika u dotychczasowego pracodawcy,

liczby, daty, miejsca i inne, łatwe do sprawdzenia dane,

cechy osobowe pracownika, najlepiej w oparciu o znane sposoby opisu osobowości człowieka,

przyczyny rozwiązania współpracy pracownika z przedsiębiorstwem.

powrót